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Unidad
académica de ciencias administrativas y huma
Informática aplicada II
Tema: TIPOS DE RECURSOS EN PROJECT Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS.
DOCENTE: ING.LORENA
PAUCAR
Ciclo: OCTAVO “A” ING. COMERCIAL
NOMBRE:
Ø MIRIAN ESPIN
MICROSOFT PROJECT: TIPOS DE RECURSOS
En Microsoft Project 2007
existen tres tipos de recursos: trabajo, material y coste (en
versiones anteriores solo los dos primeros tipos).
Veamos con un ejemplo sencillo los tres tipos de recursos:
El recurso tipo Trabajo permite indicar una tasa estándar por hora, la mano de obra sería de
este tipo, por ejemplo si tenemos un operario (Juan) que es albañil y tiene un
coste por hora de 15 €, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos, indicando
en el campo Nombre del recurso: Juan, en el campo Tipo: Trabajo, en el campo
Grupo: Albañil y en el campo Tasa
Estándar: 15 €/h.
El recurso tipo Material nos permite indicar los materiales que vamos a utilizar en el proyecto,
por ejemplo, los ladrillos serían de este tipo. A este tipo de
recursos se les puede indicar la Etiqueta de Material, en este
ejemplo sería Ladrillo, con un coste de 1 € por ladrillo.
Recursos de costo, son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de
una tarea o de la duración de la tarea, por ejemplo son recursos de este
tipo un billete de avión, alojamiento, etc... En este caso podríamos
dar de alta un recurso de coste que fuese Billete de tren.
I introduciendo
estos tres recursos, Juan, Ladrillo y Billete de tren en la hoja de
recursos de Microsoft Project, el aspecto que debería presentar sería como
el de la imagen:
La utilización
de los tipos de recursos permite que podamos modelizar los recursos del
proyecto y sus costes asociados según nuestras necesidades de forma que se
ajusten al máximo a la realidad.
Antes de comenzar
a asignar recursos a tareas debemos comprobar que hemos configurado
correctamente los recursos, de esta forma evitaremos comportamientos erróneos
de las tareas.
TIPOS DE RECURSOS
PROJECT 2007 DIVIDE LOS RECURSOS EN
TRES CATEGORÍAS:
Recursos de tipo trabajo:
son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una
tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a
cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de máquinas.
Recursos de tipo material:
víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una
tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc.
Recursos de tipo costo:
son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje,
etc.
Hoja de recursos
La hoja de
recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto.
La podemos
activar desde el menú Ver → Hoja de recursos o desde la barra de vistas.
Ingresar recursos.
Ingresar
recursos.
1. Nombre del recurso: Ingresamos
el nombre del recurso.
2. Tipo: Desplegamos la
lista y marcamos el tipo de recurso.
3. Etiqueta de material: Aquí
especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo podemos escribir en esta
celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la
hora de asignar este tipo de recursos a una tarea.
4. Iniciales: Muestra
la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del
recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por
defecto Project pone la primera letra del nombre pero podemos cambiarlas.
5. Grupo: Se pueden
agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles, torneros.
6. Capacidad máxima: Aquí
se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos
trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan
va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la
capacidad máxima de dicho recurso.
Modificar datos de recursos
Para modificar
los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el
cambio que deseemos.
También podemos
hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso.
Podemos acceder
a ella desde:
Situándonos sobre el
recurso y yendo al menú Proyecto → Información del recurso.
Haciendo doble clic
sobre el recurso.
Clic derecho sobre el
recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.
Eliminar un recurso.
Para ello
debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada),
cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. El resto se
reacomoda.
Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.
Nos debemos
situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho y
luego Nuevo recurso ó ir al menú Insertar → Nuevo recurso. Se creará la fila
para ingresar el nombre y demás datos del mismo.
ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN PROJECT.
Es interesante
asignar recursos cuando se quiere controlar como intervienen las personas, el
equipamiento, y/o los materiales en las diversas tareas del proyecto. Si
además, a los recursos les asignamos unos costos, desde MS Project se podrá
hacer un seguimiento más detallado de todo, a niveles económicos.
Si por parte del
administrador del proyecto no se introduce información de costos sobre los
recursos, MS Project solo considerará las duraciones de las fases del proyecto,
basadas en las dependencias entre las tareas.
Se irán
introduciendo los recursos en la tabla de recursos: Menú de Ver - Hoja de
recursos. Ver - Tabla - Entrada. A continuación se asigna a cada recurso su
tipo según ya se ha comentado (material o trabajo).
Asignar un recurso a una tarea
Puede asignar
recursos a tareas para indicar quién es el responsable de realizar esas tareas.
La asignación de recursos a una tarea sirve también para saber cuánto tiempo se
empleará en realizar esa tarea y, si realiza un seguimiento de los costos, para
saber cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una persona, un recurso
genérico que puede cambiarse más adelante, un grupo de personas (por ejemplo,
programadores), equipamiento (como una grúa o un equipo informático), recursos
de material que se consumen en el transcurso de la tarea o gastos puntuales
como pasajes de avión o alojamiento (denominados también recursos de costo).
Asignar recursos a una tarea
Una vez que
hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las
tareas.
Para ello en la
vista Diagrama de Gantt, debemos:
1. Pararnos sobre la
tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos.
2. En la barra de
herramientas hacer clic en Asignar recursos.
3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los
recursos.
Podemos asignar
de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea.
Observen que al
asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta
cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea.
También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se
encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados.
Estos temas los veremos más adelante.
Los recursos de
tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los
costos.
En la siguiente
imagen veremos cómo se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos
asignado recursos:
El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar
recurso.
Cuando asignamos
recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de diálogo Asignar
recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los
recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo
Costo no tienen unidades.
Por ejemplo, en
la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan
trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al
100%.(Dicho porcentaje es por defecto)
El cuadro de diálogo Asignar recurso
Si quisiéramos
podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos
aparecerán en la hoja de recursos.
En la siguiente
imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:
NOTA: Al momento de asignar
recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos
cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la
finalización de la tarea asignada.
Asignar un grupo de varios recursos
1. En el menú Ver, haga
clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de
tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.
3. Haga clic en Asignar
recursos.
En el campo
Nombre del recurso, haga clic en el nombre del grupo de recursos que desea
asignar.
5. En el campo Unidades,
escriba un valor de porcentaje mayor que 100%.
Este porcentaje
representa la cantidad de trabajo que realizará este grupo de recursos. Por
ejemplo, si el recurso es Operadores y
hay tres operadores en el grupo que se van a asignar a tiempo completo, especifique
el valor de 300%.
6. Haga clic en Asignar.
Asignar un recurso de material a una
tarea
1. En el menú Ver, haga
clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de
tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.
3. Haga clic en Asignar
recursos.
4. En el campo Nombre
del recurso, haga clic en el nombre del recurso de material que desea asignar.
5. En el campo Unidades,
siga uno de estos procedimientos:
Escriba un
número que indique la cantidad de material que se va a utilizar para esta
asignación y, a continuación, especifique la etiqueta de material.
Por ejemplo, si
va a usar 20 metros de madera, escriba 20 metros.
Si la cantidad de material utilizado depende
de la duración de la tarea, especifique
la tasa de uso mediante una barra diagonal (/) y luego un código o abreviatura
de duración.
Por ejemplo, si
se van a usar 20 metros de madera a la semana, especifique 20/semana o 20/s
Asignar un recurso de costo a una
tarea
Un recurso de
costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un
elemento de costo (como una tarifa aérea o dietas de alojamiento) a esa tarea.
El valor del recurso de costo no depende del trabajo realizado en una tarea ni
de la duración de la misma. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar
todos los recursos de costo que desee a una tarea.
1. En el menú Ver, haga
clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de
tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.
3. Haga clic en Asignar
recursos.
4. En el campo Nombre del
recurso, haga clic en el nombre del recurso de costo que desea asignar.
5. En el campo Costo,
escriba un valor que represente el importe del recurso de costo.
Un único recurso
de costo asignado a diferentes tareas puede tener valores de costo distintos.
Por ejemplo, un recurso de costo denominado Tarifa aérea asignado a dos
recursos de trabajo diferentes puede tener valores de costo distintos según las
ciudades a las que se viaje.
BIBLIOGRAFIA:
